Tilsyn med sjømannsleger - 31.01.2018

  • Publisert: 25.04.2018

Informasjonsskriv om tilsyn med sjømannsleger, sendt 31.01.2018.

Tilsyn med sjømannsleger

Sjøfartsdirektoratet startet i 2017 opp med å føre tilsyn med sjømannsleger. I løpet av året ble fem tilsyn gjennomført i Norge.

Med dette skrivet vil Sjøfartsdirektoratet kort informere sjømannslegene om hensikten med tilsyn, krav til kvalitetssystem og hva et tilsyn innebærer. 

Hvorfor tilsyn?

Som et ledd i sin systemkontroll skal Sjøfartsdirektoratet følge opp virksomheter som utfører oppgaver på direktoratets vegne. Blant disse er sjømannslegene. Sjøfartsdirektoratet er også forpliktet av STCW-konvensjonen til å følge opp sine sjømannsleger, og tilsyn er en måte å oppfylle denne forpliktelsen på. 

Hva ønskes oppnådd?

  • Sikre at sjømannslegen utfører sine oppgaver i samsvar med relevant regelverk
  • Avdekke eventuell feil praksis
  • Bidra til kontinuerlig forbedring av system - både for sjømannslegene og direktoratet
  • Øke sikkerheten på norske fartøy

Fokusområder

Et tilsyn vil vanligvis omfatte to - tre fokusområder. Følgende fokusområder er aktuelle:

  • Saksbehandling og dokumenthåndtering
  • Utførelse av medisinsk vurdering
  • Klinisk kunnskap
  • Lokaler og utstyr
  • Kvalitetssystem

Informasjon om kvalitetssystem

Ofte vil kvalitetssystem være ett av fokusområdene. Sjøfartsdirektoratet vil spesielt se etter at minimumskravene i Rundskriv RSV 12-2014 Kvalitetssystem for sjømannsleger inngår i sjømannslegens kvalitetssystem.
Minimumskravene er:

  • Kvalitetshåndbok
  • Kvalitetspolitikk
  • Styrende dokumentasjon
  • Virksomhetens hovedprosess
  • Avviksbehandling og forbedringssystem
  • Krav til registrering
  • Intern revisjon/ledelsens gjennomgang 

Sjømannslegen må ved et tilsyn vise at kvalitetssystemet fungerer i samsvar med nevnte minimumskrav. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at sjømannsleger som var godkjente før 01.07.2014 har frist til 30.06.2019 med å implementere kvalitetssystem, jf. forskrift om helseundersøkelse på skip (helseforskriften) § 19.

Kriterier for utvelgelse av sjømannslege

Når Sjøfartsdirektoratet velger ut sjømannsleger for tilsyn, kan bakgrunnen være mottatte bekymringsmeldinger, informasjon i Sjøfartsdirektoratets database over registrerte helse- og udyktighetserklæringer, eller tilfeldig utvelgelse. Sjøfartsdirektoratet tar sikte på å gjennomføre mellom fem og ti tilsyn per år. 

Underretning

Tilsyn kan være uanmeldte, men vil i hovedsak informeres om på forhånd. Sjøfartsdirektoratet vil da underrette sjømannslegen minimum én måned før tilsynet skal finne sted. I underretningen vil tidspunkt og fokusområder for tilsynet bli angitt. Sjømannslegen kan bli bedt om å fremlegge dokumentasjon, f. eks. av kvalitetssystem, prosedyrer og rutiner, til Sjøfartsdirektoratet, i forkant av tilsynet.

Gjennomføring av tilsyn

Sjømannslegen skal delta på åpningsmøte, befaring (når lokaler og utstyr er fokusområde), intervju og avslutningsmøte. Det er anledning for andre å overvære tilsynet, men da som observatører. Et tilsyn tar fra to til tre timer, avhengig av antall fokusområder for tilsynet.

Oppfølging

Etter tilsynet vil sjømannslegen motta en tilsynsrapport. Eventuelle avvik som er avdekket vil fremgå av rapporten sammen med en tidsfrist for lukking.

Dersom et tilsyn avdekker avvik som er uforenlige med kravene til å være godkjent som sjømannslege, og som ikke kan rettes opp og lukkes innen rimelig tid, skal Sjøfartsdirektoratet vurdere om sjømannslegens godkjennelse skal trekkes tilbake. Eksempler på slike avvik er manglende autorisasjon som lege, manglende gjennomføring av kurs i sjøfartsmedisin, manglende implementering av kvalitetssystem, saksbehandling i uoverensstemmelse med helseforskriften og forvaltningsloven, og mangelfull kunnskap om relevant regelverk.

Mindre alvorlige avvik vil sjømannslegen som regel kunne rette opp med korrigerende tiltak.

Tilsynslag

Sjøfartsdirektoratets tilsynslag vil normalt bestå av tilsynsleder, revisor og fagekspert (er). I tillegg til tilsynslaget vil direktoratet enkelte ganger ha med en observatør.

Til toppen