Forhåndsklarering av dokumenter anbefales.
1. Søknad om navneattest
For registreringspliktige fartøy på 15 meter eller mer må ønsket navn godkjennes, jf. forskrift om skips navn, kjenningssignal og hjemsted mv. Hvis ikke det er tildelt tidligere, vil norsk kjenningssignal og eventuelt IMO-nummer bli tildelt ved mottak av søknaden. Søknad om navneattest, KR-0019 sendes til post@nis-nor.no. Søknaden skal ikke ettersendes i originalformat.
2. Melding om registrering
Melding om registrering i NIS, KR-0010 signeres med forpliktende underskrift av eier ev. eiers norske representant. Hvis det er et selskap, skal det skje iht. signaturbestemmelsene i firmaattesten. En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.
3. Målebrev
Godkjent klasseselskap ev. aktuell fagavdeling i direktoratet må utstede nytt målebrev eller godkjenne eksisterende målebrev før registering i NIS kan finne sted.
4. SOLAS-bekreftelse og status rapport fra klassen eller bekreftelse på tilsyn/sertifisering
Før fartøyet kan seile må det utstedes en SOLAS-bekreftelse, fartssertifikat eller sikkerhetssertifikater.
SOLAS-bekreftelsen utstedes av et av de godkjente klasseselskapene som sender en kopi til post@nis-nor.no.
Send gjerne også statusrapport fra klassen for vår gjennomgang før skipet flagger om.
For fartøy under 500 bruttotonn vil et fartssertifikat bli utstedt av Sjøfartsdirektoratet etter at dokumentkontroll og inspeksjon av fartøyet er gjennomført. Før registrering må denne prosessen være påbegynt. Skjemaet "begjæring om tilsyn" skal være innsendt for å dokumentere dette.
Dersom rederiet velger frivillig delegering, vil prosessen i stedet igangsettes når klasseselskapet sender en «Declaration of safety», se IC-4-2012.
5. Dokumentasjon av eierforhold
Hvis fartøyet har vært registrert i et annet lands skipsregister, skal det være samsvar mellom sist registrert eier i forrige register og den som melder fartøyet til registrering (eier) i NIS. Hvis det er et tidligere uregistrert nybygg, vil det kun være ett ledd, byggeverftet til første eier.
Bilbrev, skjøter o.l. (hjemmelsdokumenter)
Byggeverftet utsteder et bilbrev til første eier. Første eier utsteder skjøte til eier nr. 2 osv. frem til dagens eier.
Hvem kan signere?
Hjemmelsdokumenter skal undertegnes med forpliktende underskrift av selger. Hvis selger er et firma, skal det skje iht. signaturbestemmelser i firmaattesten.
Krav til bekreftelse av norske dokumenter
Alle hjemmelsdokumenter som bilbrev og skjøter må undertegnes med forpliktende underskrift av selger. Hvis selger er et firma er det signaturbestemmelsene i selgers firmaattest som gjelder. Selgers underskrift kan bekreftes av:
- to myndige personer bosatt i Norge
- advokat /advokatfullmektig
- statsautorisert/registrert revisor eller
- notarius publicus
Kjøper og hans nærmeste familie/ ansatte i kjøperselskapet kan ikke opptre som vitner.
Krav til bekreftelse av utenlandske dokumenter
Bilbrev og skjøter utstedt i utlandet skal være notarialbekreftet og deretter legalisert eller påført apostillestempel. Notarius Publicus skal bekrefte:
- utsteders identitet
- at utstederen er over 18 år
- hvis selger er et selskap eller organisasjon: at vedkommende har signaturrett
Notarens underskrift bekreftes deretter av enten:
- lokale myndigheter ved påføring av apostillestempel eller av
- norsk utenriksstasjon (ambassade/konsulat) ved legalisering – notarbekreftelser fra de nordiske landene er unntatt fra dette kravet
Alle hjemmelsdokumenter sendes inn i originalformat.
Elektroniske kopier kan legges til grunn ved registrering. Endelig registrering er avhengig av mottak av originaldokumentet innen tre uker fra dagbokføringsdato.
6. Leveringsprotokoll (for nybygg)
En elektronisk kopi av signert leveringsprotokoll sendes inn før registrering kan finne sted. Dette er vanligvis det siste dokumentet som innleveres og det som frigir registreringen. Originalen skal ikke ettersendes.
7. Erklæring om nasjonalitet
NIS er åpent for eiere av alle nasjonaliteter, jf. lov om norsk internasjonalt skipsregister (NIS-loven) § 1 jf. lov om sjøfarten (sjøloven) § 1:
- Hvis eier tilfredsstiller NIS-loven § 1 nr. 2 eller 3 må størstedelen av den tekniske og/eller kommersiell driften foretas av et rederi med hovedkontor i Norge.
- Utenlandsk registrerte selskap (NIS-loven § 1 nr. 3) må i tillegg oppnevne en representant til å motta søksmål på vegne av eier. Representanten må fylle de nasjonalitetskrav som stilles til bestyrende reder i sjøloven § 103.
Eier som tilfredsstiller vilkårene i NIS-loven § 1 fyller ut egenerklæring om nasjonalitet. Alternativt må eiers representant fylle ut egenerklæring om nasjonalitet. Velg riktig skjema, KR-0001 – KR-0007. Skjemaet signeres med forpliktende underskrift av eier eller eiers representant. En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.
8. Oppnevnelse av representant
Hvis eier er registrert i henhold til NIS-loven § 1 nr.3: Representanten må oppnevnes skriftlig og må selv akseptere oppnevnelsen. Det er utarbeidet et eget skjema, KR-0060 som bes benyttes (kun tilgjengelig på engelsk). En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.
9. Driftsavtale
Hvis eier tilfredsstiller vilkårene i NIS-loven § 1 nr. 2 eller 3 må en driftsavtale utstedes. Avtalen må vise koblingen mellom registrert eier og det norske driftsselskapet. Benytt gjerne BIMCOs standardavtale. En bekreftet "rett kopi" skal sendes Skipsregistrene via vanlig post eller e-post.
10. Selskapsdokumentasjon for utenlandske eierselskap
For norske selskap støtter vi oss til registrerte opplysninger i firmaattest fra Brønnøysund. For selskap registrert i utlandet må et dokument tilsvarende norsk firmaattest utarbeides. Du kan her se krav til innhold og bekreftelse av utenlandsk selskapsdokumentasjon.
11. Attest fra tidligere skipsregister
Ved flaggskifte må slettelsesattest innhentes. Hvis flaggskiftet skjer i forbindelse med et eierskifte, må det være samsvar i eierforhold på denne attesten og skjøtet / Bill of Sale.
a. Slettelsesattest (Deletion Certificate) må utstedes
Attesten skal inneholde følgende opplysninger:
- dato for sletting av fartøy
- eier på slettelsestidspunktet
- bekreftelse på at fartøyet ble slettet fri for heftelser
b. Nybygget har ikke vært registrert under byggeperioden
Realregisteret i det landet fartøyet kommer fra, bekrefter nybygget skriftlig. I noen land, f.eks. Kina, blir en slik attest ikke utstedt. Verftet må da erklære at de ikke har registrert nybygget under byggeperioden.
c. Enkelte flaggstater utsteder ikke slettelsesattester på registreringstidspunktet
I slike tilfeller vil en "Permission to transfer" sammen med en "hjemmels- og heftelsesattest", fri for heftelser, kunne legges til grunn.Endelig registrering vil da være avhengig av mottak av endelig slettelsesattest innen en gitt frist.
Bekreftelse av attestene
Attestene må legaliseres av lokale myndigheter ved påføring av apostillestempel eller ved legalisering av norsk utenriksstasjon. Attester fra de nordiske lands skipsregistre er unntatt fra krav om legalisering. Ta gjerne kontakt hvis du trenger kontaktinformasjon til utlandet. Vi hjelper så godt vi kan.
Innsending av attestene
Ved registrering kan vi godta en kopi hvis den blir sendt direkte fra register til register. Originalen ettersendes på raskest mulig måte. Endelig registrering er avhengig av mottak av originaldokumentet.
12. ISM/CSR
a. Oppnevning av ISM-ansvarlig selskap.
ISM-koden (International Safety Management Code) legger ned overordnede regler for sikker drift av skip. Hvilke skip som er omfattet, er definert i forskrift om sikkerhetsstyringssystem for norske skip og flyttbare innretninger nr. 1191 av 5. september 2014.
Skjema for oppnevning av ISM-ansvarlig, KR-0014, signeres av begge parter og sendes direkte til post@nis-nor.no. Etter registering vil et fargeskann bli returnert ISM-ansvarlig selskap på e-post for oppbevaring om bord.
b. Continuous Synopsis Record - CSR
Alle passasjer- og lasteskip over 500 GRT i internasjonal fart skal ha et arkiv med utstedte CSR-dokumenter om bord. IMO har utarbeidet et standardskjema som inneholder 16 punkter. Når det inntrer endringer i et av punktene, skal det meldes til flaggstaten på FORM 2, KR-IMO-02. For nybygg starter CSR historikken ved innsending av Application for CSR, KR-IMO-01.Se IMOs liste over hvilke sertifikater og dokumenter som skal befinne seg om bord. Det er ikke krav til innsending av FORM 2 / Application for CSR i originalformat.
c. FORM 3
Vær oppmerksom på at hvert eneste CSR-dokument skal være vedheftet FORM 3, KR-IMO-03: Indeks over meldte endringer til det spesifikke dokumentet. Det er ikke krav til innsending av FORM 3 i originalformat.
d. CSR historikk
Ved flaggskifter, vennligst påse at en kopi av skipets CSR-historikk (inkludert «Closed CSR») sendes til post@nis-nor.no.
13. Gebyrer for registreringen per 1. januar 2023
NOK 3 927, – for den formelle registreringen + ev. NOK 2 762, – per pantedokument (nytt). Faktura sendes ut i etterkant, og vi ber fakturamottaker fylle ut betalingsinformasjon, KR-0070, slik at vi fakturerer riktig. En kopi av det signerte dokumentet skal sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.
I tillegg kommer førstegangs- og årsgebyr basert på skipets nettotonnasje, årsgebyr for å opprettholde registreringen samt gebyrer for dispensasjonssøknader og særskilte sertifikater jf. Sjøfartsdirektoratets gebyrtariff/gebyrforskrift.
Innkjøpt skip som tidligere har vært registrert i NOR eller NIS, er fritatt for førstegangsgebyr. Det er fritak for årsgebyr det året skipet registreres i NIS.
Gebyrene kan enkelt beregnes ved hjelp av vår gebyrkalkulator.
Særskilte sertifikater og tillatelser som ikke dekkes av førstegangsgebyr og årsgebyr (sjøfartsdirektoratets gebyrtariff § 6):
- sertifikat om forsikring eller annen økonomisk sikkerhet for ansvar for skade ved oljesøl (CLC-sertifikat), NOK 2 066, –
- passasjersertifikat for elvefart, NOK 1 527, –
- sertifikat om forsikring og annen sikkerhet for oljesølansvar for skip etter bunkerskonvensjonen 2001, NOK 3 174, –
- sertifikat om forsikring eller annen økonomisk sikkerhet for ansvar etter Aten-konvensjonen 2002 og Aten-forordningen, NOK 3 174, –
14. Nasjonalitetsbevis
Skipsregistrene utsteder et midlertidig nasjonalitetsbevis per registreringstidspunktet, og sender en PDF-kopi direkte om bord/dit eier måtte be om. Det midlertidige beviset ettersendes ikke i original.
Endelig nasjonalitetsbevis utstedes så snart saken er godkjent av registerfører. Det endelige beviset sendes ut for oppbevaring om bord.
15. Viktig å vite
Språk
Alle dokumenter, notarialbekreftelser osv. skal være utstedt på skandinavisk, engelsk eller oversatt av statsautorisert translatør. NIS-forskriften § 17. Dokumenter på fremmed språk.
Alle dokumenter knyttet til registreringen må sendes direkte til Skipsregistrene
Sjøfartsdirektoratet avdeling Skipsregistrene
Gateadresse: Nygårdsgaten 114, 5008 Bergen
Postadresse: Postboks 73 Nygårdstangen, 5838 BERGEN
Vi ber om at originaldokumenter i størst mulig grad sendes registrene samlet.
16. Husk også å søke om fartøysertifikater
De fleste fartøysertifikater for NIS-fartøy er delegert godkjent klasseselskap, og sertifikatene utstedes da av disse. Noen fartøysertifikater utstedes likevel av Sjøfartsdirektoratet/norske myndigheter:
- Bemanningssertifikat (alle passasjerskip. Lasteskip på 50 BT og over)
- CLB Bunkers (skip over 1000 BT)
- CLC Oljesølskade (skip med mer enn 2000 tonn olje som last i bulk)
- DMLC-I –sjøfolks arbeids- og levevilkår
- PLR –forsikring for passasjerer og bagasje til sjøs
- WRC Vrakfjerning (skip over 300 BT). Norge har inngått avtale med Danmark om utstedelse.
- Hygienesertifikat. «Rottesertifikat» (hvis aktuelt). Utstedes av Helsedirektoratet.
Søknader til Sjøfartsdirektoratet skal sendes til post@sdir.no.
17. Kvalifikasjonskrav og krav til helseerklæringer
Mannskapet skal minst inneha kvalifikasjoner som angitt i kvalifikasjonsforskriften av 22.12.2011 nr 1523. Sertifikatpliktig personell skal enten inneha norsk sertifikat eller ha en norsk påtegning på sitt nasjonale sertifikat. Se nærmere veiledning om påtegning her. Spørsmål om personellsertifikater skal rettes til underavdeling for sjøfolk, tlf. 52 74 50 00.
Her kan du lese mer om hvilke helseerklæringer som godkjennes på NIS-fartøy.
18. Husk også å søke om radiolisens
Telenor Kystradio tildeler lisens til alle norske fartøy og offshoreinstallasjoner. Informasjon, søknader og kontaktdetaljer finner du her.