Dokumentasjonskrav, registrere skip i NIS

For registreringspliktige fartøy på 15 meter eller mer må ønsket navn godkjennes, jf. forskrift om skips navn, kjenningssignal og hjemsted mv. Hvis ikke det er tildelt tidligere, vil norsk kjenningssignal og eventuelt IMO-nummer bli tildelt ved mottak av søknaden. Søknad om navneattest, KR-0019 sendes til post@nis-nor.no. Søknaden skal ikke ettersendes i originalformat.

Melding om registrering i NIS, KR-0010 signeres med forpliktende underskrift av eier ev. eiers norske representant. Hvis det er et selskap, skal det skje iht. signaturbestemmelsene i firmaattesten. En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.

Godkjent klasseselskap ev. aktuell fagavdeling i direktoratet må utstede nytt målebrev eller godkjenne eksisterende målebrev før registering i NIS kan finne sted.

Før fartøyet kan seile må det utstedes en SOLAS-bekreftelse, fartssertifikat eller sikkerhetssertifikater.
SOLAS-bekreftelsen utstedes av et av de godkjente klasseselskapene som sender en kopi til post@nis-nor.no.

Send gjerne også statusrapport fra klassen for vår gjennomgang før skipet flagger om.

For fartøy under 500 bruttotonn vil et fartssertifikat bli utstedt av Sjøfartsdirektoratet etter at dokumentkontroll og inspeksjon av fartøyet er gjennomført. Før registrering må denne prosessen være påbegynt. Skjemaet "begjæring om tilsyn" skal være innsendt for å dokumentere dette.

Dersom rederiet velger frivillig delegering, vil prosessen i stedet igangsettes når klasseselskapet sender en «Declaration of safety», se IC-4-2012.

Hvis fartøyet har vært registrert i et annet lands skipsregister, skal det være samsvar mellom sist registrert eier i forrige register og den som melder fartøyet til registrering (eier) i NIS. Hvis det er et tidligere uregistrert nybygg, vil det kun være ett ledd, byggeverftet til første eier.

Bilbrev, skjøter o.l. (hjemmelsdokumenter)

Byggeverftet utsteder et bilbrev til første eier. Første eier utsteder skjøte til eier nr. 2 osv. frem til dagens eier.

Hvem kan signere?

Hjemmelsdokumenter skal undertegnes med forpliktende underskrift av selger. Hvis selger er et firma, skal det skje iht. signaturbestemmelser i firmaattesten.

Krav til bekreftelse av norske dokumenter

Alle hjemmelsdokumenter som bilbrev og skjøter må undertegnes med forpliktende underskrift av selger. Hvis selger er et firma er det signaturbestemmelsene i selgers firmaattest som gjelder. Selgers underskrift kan bekreftes av:

• to myndige personer bosatt i Norge
• advokat /advokatfullmektig
• statsautorisert/registrert revisor eller
• notarius publicus

Kjøper og hans nærmeste familie/ ansatte i kjøperselskapet kan ikke opptre som vitner. 

Krav til bekreftelse av utenlandske dokumenter

Bilbrev og skjøter utstedt i utlandet skal være notarialbekreftet og deretter legalisert eller påført apostillestempel. Notarius Publicus skal bekrefte:

• utsteders identitet
• at utstederen er over 18 år
• hvis selger er et selskap eller organisasjon: at vedkommende har signaturrett

Notarens underskrift bekreftes deretter av enten:

• lokale myndigheter ved påføring av apostillestempel eller av
• norsk utenriksstasjon (ambassade/konsulat) ved legalisering – notarbekreftelser fra de nordiske landene er unntatt fra dette kravet

Se forskrift om registrering av skip i Norsk internasjonalt skipsregister (NIS) § 18. Bekreftelse av underskrift.

Alle hjemmelsdokumenter sendes inn i originalformat.

Elektroniske kopier kan legges til grunn ved registrering. Endelig registrering er avhengig av mottak av originaldokumentet innen tre uker fra dagbokføringsdato.

En elektronisk kopi av signert leveringsprotokoll sendes inn før registrering kan finne sted. Dette er vanligvis det siste dokumentet som innleveres og det som frigir registreringen. Originalen skal ikke ettersendes.

NIS er åpent for eiere av alle nasjonaliteter, jf. lov om norsk internasjonalt skipsregister (NIS-loven) § 1 jf. lov om sjøfarten (sjøloven) § 1:

• Hvis eier tilfredsstiller NIS-loven § 1 nr. 2 eller 3 må størstedelen av den tekniske og/eller kommersiell driften foretas av et rederi med hovedkontor i Norge.
• Utenlandsk registrerte selskap (NIS-loven § 1 nr. 3) må i tillegg oppnevne en representant til å motta søksmål på vegne av eier. Representanten må fylle de nasjonalitetskrav som stilles til bestyrende reder i sjøloven § 103.

Eier som tilfredsstiller vilkårene i NIS-loven § 1 fyller ut egenerklæring om nasjonalitet. Alternativt må eiers representant fylle ut egenerklæring om nasjonalitet. Velg riktig skjema, KR-0001 – KR-0007. Skjemaet signeres med forpliktende underskrift av eier eller eiers representant. En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.

Hvis eier er registrert i henhold til NIS-loven § 1 nr.3: Representanten må oppnevnes skriftlig og må selv akseptere oppnevnelsen. Det er utarbeidet et eget skjema, KR-0060 som bes benyttes (kun tilgjengelig på engelsk). En elektronisk kopi av det signerte dokumentet sendes til post@nis-nor.no. Originalen skal ikke ettersendes.

Hvis eier tilfredsstiller vilkårene i NIS-loven § 1 nr. 2 eller 3 må en driftsavtale utstedes. Avtalen må vise koblingen mellom registrert eier og det norske driftsselskapet. Benytt gjerne BIMCOs standardavtale. En bekreftet "rett kopi" skal sendes Skipsregistrene via vanlig post eller e-post.

For norske selskap støtter vi oss til registrerte opplysninger i firmaattest fra Brønnøysund. For selskap registrert i utlandet må et dokument tilsvarende norsk firmaattest utarbeides. Du kan her se krav til innhold og bekreftelse av utenlandsk selskapsdokumentasjon. 

Ved flaggskifte må slettelsesattest innhentes. Hvis flaggskiftet skjer i forbindelse med et eierskifte, må det være samsvar i eierforhold på denne attesten og skjøtet / Bill of Sale.

a. Slettelsesattest (Deletion Certificate) må utstedes

Attesten skal inneholde følgende opplysninger:

1. dato for sletting av fartøy
2. eier på slettelsestidspunktet
3. bekreftelse på at fartøyet ble slettet fri for heftelser

b. Nybygget har ikke vært registrert under byggeperioden

Realregisteret i det landet fartøyet kommer fra, bekrefter nybygget skriftlig. I noen land, f.eks. Kina, blir en slik attest ikke utstedt. Verftet må da erklære at de ikke har registrert nybygget under byggeperioden.

c. Enkelte flaggstater utsteder ikke slettelsesattester på registreringstidspunktet

I slike tilfeller vil en "Permission to transfer" sammen med en "hjemmels- og heftelsesattest", fri for heftelser, kunne legges til grunn.Endelig registrering vil da være avhengig av mottak av endelig slettelsesattest innen en gitt frist.

Bekreftelse av attestene

Attestene må legaliseres av lokale myndigheter ved påføring av apostillestempel eller ved legalisering av norsk utenriksstasjon. Attester fra de nordiske lands skipsregistre er unntatt fra krav om legalisering. Ta gjerne kontakt hvis du trenger kontaktinformasjon til utlandet. Vi hjelper så godt vi kan.

Innsending av attestene

Ved registrering kan vi godta en kopi hvis den blir sendt direkte fra register til register. Originalen ettersendes på raskest mulig måte. Endelig registrering er avhengig av mottak av originaldokumentet.