Innlogging
For å logge på Min side tilskudd må du få tildelt rollen "samferdsel" eller enkeltrettigheten "søknad om tilskudd for sysselsetting av sjøfolk" i Altinn, for organisasjonsnummeret til foretaket som skal søke om tilskudd.
Når du har fått tildelt dette må du benytte din personlige MinID, BankID, Commfides eller Buypass, for å kunne logge på Min side tilskudd.
Når du logger på første gangen, vil du måtte bekrefte at Sjøfartsdirektoratet får tilgang til din personlige informasjon etter innlogging.
Her må man velge GODTA for å komme videre.
Når man har godtatt dette skjemaet, kommer man inn på sin egen bruker og kan velge hvilket foretak man skal legge til informasjon om / redigere informasjon på.
Opprette søknad
- Velg ønsket termin øverst på siden.
- Velg Legg til ny søknad.
- Legg inn fartøyet søknaden gjelder.
- Fyll ut så mye informasjon som mulig (det er også mulig å legge til senere, før innsending).
Velg Opprett søknad, legg inn relevant informasjon og Bekreft. Søknaden opprettes og ser omtrent slik ut:
Søknaden består av sjekklistepunkt. De vil enten være automatisk sjekket basert på det som er lagt inn av informasjon eller de må sendes inn for nærmere validering.
a. Det vil være røde markeringer der det må gjøres endringer (noen ganger også med ekstra forklarende tekst).
b. Det vil være gule markeringer der det er nok informasjon til å sende inn, men at det i tillegg vil gjøres en validering av informasjonen senere (dette kan skje gjennom automatisk sjekk før søknader er sendt inn eller ved manuell sjekk av saksbehandler etter innsending).
c. Grønne markeringer betyr at det er tilstrekkelig informasjon for å sende inn.
Noen sjekklistepunkt henger sammen og vil påvirke hverandre ved utfylling. Derfor er det lurt å se på disse i sammenheng. For eksempel kan opplæringsstillinger og skipsarbeidere påvirke hverandre.
Det er også viktig å være klar over at dersom det er mer enn en søknad som sendes inn for et foretak i en termin, vil også søknaden påvirke hverandre. For eksempel antall opplæringstillinger og revisorbekreftelse.
6. Sjekk at søknaden inneholder all informasjon som skal sendes inn. Da er alle sjekklistepunktene grønne.
7. Send inn søknad (kan sendes enkeltvis eller flere samlet).
Revisorbekreftelse(r)
Last opp revisorbekreftelse for relevante fartøy og legg inn dato for når den gjelder fra.
- NB! Hvis en revisorbekreftelse gjelder flere fartøy, kan man legge til hvilke andre fartøy den er gyldig for. Den vil da allerede ligge klar i søknaden for det / disse fartøyene.
Når revisorbekreftelse er lagt inn og alle aktuelle fartøy tilknyttet, må sjekklistepunktet bekreftes ved å velge avmerkingsboksen og trykk Bekreft.
Skipsarbeidere
Last opp liste over alle skipsarbeidere ved å trykke på Legg til skipsarbeider. Her vil det være mulig å bruke både nytt og gammelt format.
Gammelt format vil si at man har en liste for inntektsoversikt og egen liste for opplæringstillinger i tillegg. Nytt format har disse listene slått sammen og man trenger kun å laste opp ett dokument for dette.
- Det kan oppstå feil ved innlesing av denne/disse filene. Her er noen av de vanligste årsakene:
Stillingskode finnes ikke- Når man får beskjed om at en stillingskode ikke finnes, må man sjekke mot kodeverket for stillingskodene og finne riktig kode.
- Når koden er oppdatert, prøv å last inn filen på nytt.
- Feil i opplysninger og format
- Systemet vil sjekke informasjonen som kommer inn og det kan være enten opplysninger (for eksempel personnummer), eller format som gjør at filen ikke blir lest korrekt. Det vil komme opp feilmeldinger som gir indikasjon på hvilken linje i dokumentet som er feil og hva feilen gjelder.
- Når feilen(e) er oppdatert, prøv å last inn filen på nytt.
Opplæringsstillinger
Opplasting av opplæringsstillinger kan foregå på to måter, enten ved å laste opp på dette sjekklistepunktet, eller ved at de lastes opp i samme dokument som skipsarbeidere i inntektsoversikten (punktet over). Sistnevnte må da være på nytt format (se vedleggs siden).
NB, dette er nytt! Her er det en større endring i det nye systemet: det må lastes opp kontrakt på hver person (ikke en samlefil). Dette innebærer en litt større jobb første gang man legger inn en person i opplæringsstilling. Fordelen er at denne kontrakten ligger inne i systemet så lenge denne personen har gyldig opplæringskontrakt. Dermed vil man ikke trenge å laste opp for terminene som kommer senere (imens kontrakt er gyldig).
På sikt vil det komme en integrasjon på plass mot VIGO som gjør at vi ikke vil trenge opplasting av opplæringskontrakt.
Sikkerhetsbemanning
NB, dette er nytt! Her er det en større endring i det nye systemet: det må nå legges inn hvilke personer som inngår i sikkerhetsbemanningen (også de som ikke er tilskuddsberettiget).
Systemet viser hva sikkerhetssertifikatet til fartøyet krever og for de fleste stillingene klarer systemet å fange opp hvem som har hvilken stilling basert på stillingskoden som ble lagt inn på skipsarbeiderene.
Noen ganger vil ikke systemet klare å finne riktig person til stilling. Da må man manuelt legge til vedkommende som har denne stillingen i sikkerhetsbemanningen.
Søknadsbeløp opp mot skatt, trygd og arbeidsgiveravgift
Last opp skattekvittering(er) og kvitteringer relatert til trygd og arbeidsgiveravgift. Her kan det legges inn flere filer.
Beløpet er for alle søknader på samme tilskuddsmodell i terminen. Derfor vil det kun være behov for å legge inn på første søknaden. Da vil det ligge inne på de andre søknadene (på samme tilskuddsmodell og termin).