1. De opplysningene som kreves i regel I/7 nr. 1, skal meddeles generalsekretæren i slik form som er fastsatt i nr. 2 nedenfor. 

    2. DEL 1 – INNLEDENDE OVERSENDING AV OPPLYSNINGER

  2. Innen ett kalenderår etter ikrafttredelsen av regel I/7, skal hver part innrapportere hvilke tiltak de har truffet for å iverksette konvensjonen fullt og helt, og rapporten skal omfatte følgende: 
    1. kontaktopplysninger og organisasjonskart til departementet, etaten eller den offentlige instansen som er ansvarlig for å administere konvensjonen, 
    2. en kort redegjørelse for de juridiske og administrative tiltakene som er fastsatt og truffet for å sikre at kravene, særlig i regel I/2, I/6 og I/9, oppfylles,
    3. en klar framstilling av politikken som er vedtatt for utdanning, opplæring, prøver, kompetansebedømmelse og sertifikater, 
    4. et kort sammendrag av kurs, opplæringsprogrammer, prøver og bedømmelser som finnes for hvert sertifikat som utstedes i henhold til konvensjonen, 
    5. en kort oversikt over framgangsmåtene som benyttes for å autorisere, akkreditere eller godkjenne opplæring og prøver og bedømmelse av helsetilstand og kompetanse i henhold til konvensjonens krav, vilkårene som er knyttet til dem, og en liste over autoriseringer, akkrediteringer og godkjenninger som er gitt, 
    6. et kort sammendrag av framgangsmåtene som benyttes ved innvilgelse av eventuelle dispensasjoner i henhold til artikkel VIII i konvensjonen, og 
    7. resultatene av sammenlikningen som foretas i henhold til regel I/11, og en kort oversikt over repetisjons- og oppdateringskurs som kreves.

    3. DEL 2 – ETTERFØLGENDE RAPPORTER

  3. Hver part skal, innen seks måneder etter: 
    1. opprettholdelse eller iverksettelse av eventuelle tilsvarende ordninger for utdanning eller opplæring i henhold til artikkel IX, gi en full beskrivelse av slike ordninger, 
    2. godkjenning av sertifikater utstedt av en annen part, avgi en rapport som sammenfatter de tiltakene som er truffet for å sikre at regel I/10 overholdes, og 
    3. autorisering av tilsetting av sjøfolk som innehar alternative sertifikater utstedt i henhold til regel VII/1 på skip som har rett til å føre dens flagg, forsyne generalsekretæren med et prøveeksemplar av typen av dokumenter for sikkerhetsbemanningen som utstedes til slike skip.
  4. Hver part skal innrapportere resultatene av hver evaluering som er foretatt i henhold til regel I/8 nr. 2, innen seks måneder etter at evalueringen er fullført. Evalueringsrapporten skal inneholde følgende opplysninger:
    1. kvalifikasjoner og erfaring hos dem som har foretatt evalueringen (f.eks. kompetansesertifikater, erfaring som sjømann og uavhengig evaluator, erfaring på feltet maritim opplæring og bedømmelse, erfaring i administrasjon av sertifiseringssystemer eller andre/annen relevant(e) kvalifikasjoner/erfaring),
    2. mandatet for den uavhengige evalueringen og til dem som har stått for evalueringen,
    3. en liste over opplæringsinstitusjoner/-sentre som er omfattet av den uavhengige evalueringen, og
    4. resultatene av den uavhenige evalueringen, herunder:
      1. verifikasjon av at:
        1. alle gjeldende bestemmelser i konvensjonen og STCW-koden med endringer er omfattet av vedkommende parts system for kvalitetsnormer, i samsvar med avsnitt A-I/8 nr. 3.1, og
        2. alle interne kontroll-, overvåkings- og oppfølgingstiltak fra ledelsens side er i samsvar med planlagte ordninger og dokumenterte prosedyrer og er effektive med hensyn til å sikre oppnåelse av de definerte målene i samsvar med avsnitt A-I/8 nr. 3.2,
      2. en kort beskrivelse av:
        1. eventuelle mangler på overholdelse som er kontstatert under den uavhengige evalueringen,
        2. hvilke korrigerende tiltak som er anbefalt for å håndtere konstaterte mangler på overholdelse, og
        3. hvilke korrigerende tiltak som er utført for å håndtere konstaterte mangler på overholdelse.
  5. Partene skal innrapportere hvilke tiltak som er truffet for å gjennomføre eventuelle senere obligatoriske endringer til konvensjonen og STCW-koden, som ikke tidligere er tatt med i rapporten om innledende oversending av opplysninger i henhold til regel I/7 eller eventuelle tidligere rapporter i henhold til regel I/8. Opplysningene skal tas med i neste rapport i henhold til regel I/8 nr. 3, etter at endringen er trådt i kraft. 
  6. Opplysningene om hvilke tiltak som er truffet for å gjennomføre obligatoriske endringer til konvensjonen og STCW-koden, skal omfatte følgende, der det er relevant:
    1. en kort redegjørelse for de juridiske og administrative tiltakene som er fastsatt og truffet for å sikre at kravene i endringen oppfylles,
    2. et kort sammendrag av eventuelle kurs, opplæringsprogrammer, prøver og bedømmelser som er fastsatt for å oppfylle kravene i endringen,
    3. en kort oversikt over framgangsmåtene som benyttes for å autorisere, akkreditere eller godkjenne opplæring og prøver og bedømmelse av helsetilstand og kompetanse som kreves i henhold til endringen,
    4. en kort oversikt over eventuelle repetisjons- og oppdateringskurs som kreves for å oppfylle kravene i endringene, og
    5. en sammenligning mellom tiltakene for å gjennomføre endringen og eksisterende tiltak i de tidligere rapportene i henhold til regel I/7 nr. 1 og/eller regel I/8 nr. 2, der det er relevant.

    7. DEL 3 - PANEL AV KOMPETENTE PERSONER

  7. Generalsekretæren skal føre en liste over kompetente personer som er godkjent av Sjøsikkerhetskomiteen, herunder kompetente personer som er stilt til rådighet eller anbefalt av partene, som kan bli bedt om å evaluere rapportene som er framlagt i henhold til regel I/7 og I/8, og som kan bli bedt om å bistå ved utarbeidelsen av rapporten som kreves i henhold til regel I/7 nr. 2. Disse personene skal normalt være tilgjengelig under de relevante sesjonene til Sjøsikkerhetskomiteen eller organer under denne, men trenger ikke utføre sitt arbeid utelukkende under slike sesjoner.
  8. Med hensyn til regel I/7 nr. 2 skal de kompetente personene være kjent med konvensjonens krav, og minst én av dem skal ha kunnskap om opplærings- og sertifiseringssystemet til den berørte parten.
  9. Når det mottas en rapport fra en part i henhold til regel I/8 nr. 3, vil generalsekretæren utpeke kompetente personer fra listen som er ført i samsvar med nr. 7 ovenfor, til å vurdere rapporten og meddele sine synspunkter om hvorvidt: 
    1. rapporten er fullstendig og dokumenterer at parten har utført en uavhengig evaluering av tilegnelsen av kunnskaper, forståelse, ferdigheter og kompetanse, av bedømmelsesaktivitetene og av administrasjonen av sertifiseringssystemet (herunder påtegning og forlengelse) i samsvar med avsnitt A-I/8 nr. 3,
    2. rapporten er tilstrekkelig til å dokumentere at:
      1. evaluatorene var kvalifisert, 
      2. mandatet var klart nok til å sikre at: 
        1. alle gjeldende bestemmelser i konvensjonen og STCW-koden med endringer er omfattet av vedkommende parts system for kvalitetsnormer, og 
        2. gjennomføringen av klart definerte mål i samsvar med regel I/8 nr. 1 kunne verifiseres for alle relevante aktiviteter,
      3. den framgangsmåten som ble fulgt under den uavhengige evalueringen var egnet til å identifisere eventuelle mangler på overholdelse i partens system for opplæring, bedømmelse av kompetanse og sertifikater for sjøfolk, som gjelder for den berørte parten, og 
      4. de tiltakene som er truffet for å korrigere eventuelle noterte mangler på overholdelse, skjer i rett tid og er hensiktsmessige.*
  10. Ethvert møte mellom de kompetente personene skal:
    1. avholdes etter generalsekretærens beslutning,
    2. være sammensatt av et odde antall medlemmer, normalt ikke over fem personer,
    3. velge sin egen formann, og
    4. meddele generalsekretæren medlemmenes felles oppfatning, eller, dersom det ikke oppnås enighet, både flertallets og mindretallets syn.
  11. De kompetente personene skal på konfidensielt grunnlag, skriftlig uttrykke sine synspunkter om: 
    1. en sammenlikning av fakta i de opplysningene som parten har meddelt generalsekretæren, med alle relevante krav i konvensjonen, 
    2. rapporten om enhver relevant evaluering som er framlagt i henhold til regel I/8 nr. 3, 
    3. rapporten om eventuelle tiltak som er truffet for å gjennomføre endringene til STCW-konvensjonen og -koden framlagt i henhold til nr. 5, og 
    4. eventuelle tilleggsopplysninger som er gitt av parten.

    12. DEL 4 - RAPPORT TIL SJØSIKKERHETSKOMITEEN

  12. Ved utarbeidelsen av den rapporten til sjøsikkerhetskomiteen som kreves i henhold til regel I/7 nr. 2, skal generalsekretæren:
    1. anmode om og ta hensyn til de synspunktene som er uttrykt av kompetente personer som er valgt ut fra listen utarbeidet i henhold til nr. 7,
    2. om nødvendig, søke klargjøring fra parten om forhold knyttet til opplysningene fastsatt i henhold til regel I/7 nr. 1, og
    3. identifisere områder der parten kan ha bedt om bistand til å gjennomføre konvensjonen.
  13. Den berørte parten skal være underrettet om ordningene for møtene mellom kompetente personer, og dens representanter skal ha rett til å være til stede for å klargjøre forhold knyttet til opplysningene fastsatt i henhold til regel I/7 nr. 1.
  14. Dersom generalsekretæren ikke er i en posisjon der han/hun kan framlegge rapporten som kreves i henhold til regel I/7 nr. 3, kan den berørte parten be sjøsikkerhetskomiteen om å treffe tiltak som betraktet i henhold til regel I/7 nr. 3, idet det tas hensyn til opplysningene framlagt i henhold til dette avsnitt og de synspunktene som er uttrykt i samsvar med nr. 10 og 11.