Selskapsdokumentasjon for utenlandsk eierselskap i NIS og NOR

1. Følgende opplysninger skal oppgis:

• eierens navn
• selskapsform
• registreringssted
• hovedkontorets adresse
• navn, adresse og fødselsdato på styremedlemmer og daglig leder
• bekreftelse på hvem som er signaturberettiget
• navn og adresse på den norske representanten

2. Tilleggsopplysninger for ansvarlig selskap

• navn og adresse og fødselsdato på alle ansvarlige deltakere

3. Tilleggsopplysninger for kommandittselskap, aksjeselskap og andre ansvarlig selskap med begrenset ansvar:

• selskapskapital og hvor mye av den som er innbetalt – er selskapskapitalen ikke fulltegnet, kan bare den tegnede kapital angis som selskapets kapital

Vanligvis vil man klare å fremskaffe "certificate of good standing" og "secretary's certificate".

Certificate of good standing

Utstedes av myndighetene i registreringslandet. Dokumentet gir uttrykk for at selskapet er registrert. Dette må legaliseres eller påføres apostillestempel.

Secretary's Certificate

Detaljopplysningene om selskapet listes opp i en egen erklæring. Det er mest vanlig at selskapet gjør det selv.

Notarius publicus skal deretter bekrefte:

• at innholdet er korrekt
• utsteders identitet
• utsteders fullmakt til å signere erklæringen

Det må bekreftes at notaren er en offentlig funksjonær som innehar stillingen som er angitt i dokumentet og dermed har rett til å signere.
Notarbekreftelser utstedt av notarer i land som har tiltrådt Haag-konvensjonen bekreftes ved påføring av Apostille av lokale myndigheter i landet.
Notarbekreftelser utstedt av notarer i land som ikke har ratifisert Haag-konvensjonen legaliseres av norsk utenriksstasjon i det aktuelle landet. 
Notarbekreftelser fra de nordiske landene er unntatt fra krav om legalisering.
Her finner du listen over land som er parter i Haag-konvensjonen om Apostille.

Registerfører kan kreve den dokumentasjonen han finner nødvendig for å kontrollere opplysninger som gis.

Forskrift om registrering av skip i Norsk internasjonalt skipsregister (NIS) § 5. Registerets innhold.
Forskrift om registrering av skip i Norsk ordinært skipsregister § 20. Hjelpedokument.

Språk

Alle dokumenter må fremlegges på, eller ledsages av, en bekreftet oversettelse til engelsk eller et skandinavisk språk.

Forhåndsklarering av dokumentene anbefales

Dersom mulig, og for å unngå forsinkelser ved registrering, er det en fordel om dokumentene sendes til forhåndsgodkjenning i forkant.