1. Kompetansesertifikater skal bare utstedes av administrasjonen etter at det har blitt verifisert at all nødvendig dokumentasjon er autentisk og gyldig.
  2. Sertifikater utstedt til skipsførere og offiserer i samsvar med bestemmelsene i regel V/1-1 og V/1-2, skal bare være utstedt av en administrasjon.
  3. Sertifikater skal avfattes på det eller de offisielle språk i det utstedende landet. Dersom språket som brukes ikke er engelsk, skal teksten innbefatte en oversettelse til engelsk.
  4. Når det gjelder radiooperatører, kan partene:
     
    1. innbefatte de tilleggskunnskapene som kreves ifølge de relevante reglene i den eksamen som holdes for utstedelse av et sertifikat i samsvar med radioreglementet, eller
    2. utstede et særskilt sertifikat som viser at innehaveren har de tilleggskunnskapene som kreves ifølge de relevante reglene.
  5. Påtegningen som kreves i artikkel VI i konvensjonen for å attestere utstedelsen av et sertifikat, skal bare utstedes dersom alle konvensjonens krav er oppfylt.
  6. Når en part bestemmer det, kan påtegninger bli innarbeidet i formatet for sertifikater som utstedes, som angitt i STCW-kodens avsnitt A-I/2. Dersom slik påtegning er innarbeidet, skal formularet som benyttes være det som er presentert i avsnitt A-I/2, nr. 1. Dersom påtegninger utstedes på annet vis, skal formularet som benyttes være det som er presentert i nr. 2 i samme avsnitt.
  7. En administrasjon som i henhold til regel I/10 godkjenner:                   
    1. et kompetansesertifikat, eller
    2. et ferdighetssertifikat utstedt til skipsførere og offiserer i samsvar med bestemmelsene i regel V/1-1 og V/1-2, skal utstede påtegning til slikt sertifikat for å attestere sin godkjenning bare etter at det har blitt fastslått at sertifikatet er autentisk og gyldig. Påtegningen skal bare utstedes dersom alle konvensjonens krav er oppfylt. Påtegningsformularet skal være det som er presentert i nr. 3 i STCW-kodens avsnitt A-I/2.
  8. Påtegningene det vises til i nr. 5, 6 og 7:                                 
    1. kan utstedes som særskilte dokumenter,
    2. skal bare utstedes av administrasjonen,
    3. skal hver og en tildeles et eget nummer, med unntak av påtegninger som attesterer utstedelsen av et sertifikat, som kan få tildelt det samme nummeret som vedkommende sertifikat under forutsetning av at dette har et eget nummer, og
    4. skal utløpe så snart sertifikatet påtegningen gjelder for utløper eller det trekkes tilbake, settes midlertidig ut av kraft eller gjøres ugyldig av den parten som utstedte det, og i alle tilfeller ikke senere enn fem år etter påtegningenes utstedelsesdato.
  9. Den stillingen som innehaveren av et sertifikat er bemyndiget til å gjøre tjeneste i, skal være oppført i påtegningsformularet med en betegnelse som er identisk med den som anvendes i administrasjonens gjeldende krav til sikkerhetsbemanning.
  10. Administrasjonene kan bruke et format som er forskjellig fra formatet i avsnitt A-I/2 i STCW-koden, under forutsetning av at et minstekrav er oppfylt om at de nødvendige opplysningene foreligger med latinske bokstaver og arabertall, og der det tas hensyn til den variasjonen som er tillatt i henhold til avsnitt A-I/2.
  11. Med forbehold for bestemmelsene i regel I/10, nr. 5, må ethvert sertifikat som konvensjonen krever holdes tilgjengelig i sin opprinnelige form om bord på skipet der innehaveren gjør tjeneste.
  12. Hver part skal forvisse seg om at sertifikater bare utstedes til søkere som oppfyller kravene i denne regelen.
  13. Kandidater som søker om sertifikat skal på tilfredsstillende måte dokumentere:
    1. sin identitet,
    2. at deres alder ikke er lavere enn det som er fastsatt i den relevante regelen for sertifikatet det søkes om,
    3. at de oppfyller de normer for helsetilstand som er angitt i STCW-kodens avsnitt A-I/9,
    4. at de har opptjent fartstid og fullført enhver tilknyttet obligatorisk opplæring som kreves i disse reglene for sertifikatet det søkes om, og
    5. at de oppfyller de kompetansenormene som er fastsatt i disse reglene for de stillingene, funksjonene og nivåene som vil bli angitt i sertifikatets påtegning.
  14. Hver part påtar seg å føre register eller registre over alle sertifikater og påtegninger for skipsførere og offiserer, og om nødvendig for mannskaper, som er utstedt, har utløpt eller er forlenget, er midlertidig satt ut av kraft, gjort ugyldige eller er meldt tapt eller ødelagt, og over dispensasjoner som er utstedt.
  15. Hver part påtar seg å gjøre opplysninger om status for slike kompetansesertifikater, påtegninger og dispensasjoner tilgjengelige for andre parter og selskaper som ber om bekreftelse på autentisitet og gyldighet hva angår sertifikater som forelegges dem av sjøfolk som ønsker godkjenning av sine sertifikater i henhold til regel I/10 eller tilsetting om bord på skip.
  16. Fra om med 1. januar 2017 skal informasjon om status på opplysninger som skal stilles til rådighet i samsvar med nr. 15 i denne regelen, gjøres tilgjengelig på engelsk ved hjelp av elektroniske midler.