Åpner for fjernrevisjon i samsvar med ISM-koden

  • Publisert: 26.03.2020

På grunn av koronakrisen har Sjøfartsdirektoratet fastsatt egne retningslinjer for fjernrevisjon av rederikontor i samsvar med ISM-koden, samt retningslinjer for midlertidig SMC/DOC.

The head office, NMA.
FOTO: Sjøfartsdirektoratet / NMA

Sjøfartsdirektoratet har 24. mars besluttet at årlige revisjoner, periodiske revisjoner og fornyelsesrevisjoner av rederikontor iht. ISM-koden samt verifikasjoner for utstedelse av midlertidig SMC/DOC kan gjennomføres som fjernrevisjon ved hjelp av digitale hjelpemidler. Denne tillatelsen gjelder inntil videre.

Hvordan gjennomføres tilsyn?

Våre revisorer vil gjennomføre åpningsmøter, intervjuer og avslutningsmøter via telefon eller Skype/Teams med videooverføring om det er mulig. Rederiene må kunne presentere dokumentasjon elektronisk ved for eksempel pålogging, e-post, direktefilming eller skjermdeling.

De fleste rederiansatte jobber sannsynligvis fra hjemmekontor, og det er en forutsetning at de har tilgang til relevant informasjon/dokumentasjon og kan dele denne.

Det vil nok variere hvor effektivt vi får gjennomført revisjoner på denne måten, og alle parter må være innstilt på at det kan være behov for å utvide tidsrammen for revisjonsplanen. Målet er at vi ved fjernrevisjon skal oppnå samme resultat som ved en vanlig revisjon. Det vil si at det skal være en systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å fremskaffe revisjonsbevis og bedømme dem objektivt for å bestemme i hvilken grad kriterier og krav er oppfylt.

Begjæring av revisjon sendes på vanlig måte, og revisjonsleder vil sammen med rederiet avgjøre om det er mulig å gjennomføre revisjonen som fjernrevisjon, eller om det er nødvendig med tre måneders forlengelse.

Fortsatt mulighet for utsatt frist

Dersom fjernrevisjon ikke kan gjennomføres, gis det en forlengelse på 3 måneder uten nærmere godkjenning fra direktoratet, som tidligere informert.

Alternative metoder for internrevisjoner, ISM 12.1

Sjøfartsdirektoratet har 23. mars 2020 besluttet at så lenge koronakrisen pågår, kan rederier gjennomføre internrevisjon som fjernrevisjon ved bruk av digitale løsninger for kommunikasjon, og deling av data samt med eventuelt bistand fra personell om bord.

Det er ikke krav til godkjenning fra Sjøfartsdirektoratet, men det forutsettes at rederiet gjennomfører en risikovurdering av metoden for fjernrevisjon.

I tillegg må det utvikles en dokumentert fremgangsmåte for alternativ metode for internrevisjon. Dersom det ikke lar seg gjøre å bruke alternative metoder, vil internrevisjon av DOC/SMC med frist innen 12. juni 2020 få en forlengelse på 3 måneder.

Ved overskridelse av tolvmånedersintervallet for internrevisjon skal dette registreres i avvikssystemet og behandles iht. selskapets interne prosedyre for avviksbehandling.

Til toppen